一、写标题：邀请函的标题一般有两种方式构成。
1、单独以文种名称组成。
2、由发文原因和文种名称共同组成 。
二、称呼：称呼要顶格写被邀请的单位或个人的名称或姓名。也就是要写明主送对象。如“***大学 ：”、“**同志：”
三、正文：邀请函的正文通常要求写出举办活动的内容、活动目的、活动时间、活动地点、活动方式、 邀请对象以及邀请对象所作的工作等。活动的`各种事宜务必在邀请书中写清楚、写周详。若附有票、券等物也应同邀请书一并送给主送对象。
若相距较远，则应写明交通路线，以及来回接送的方式等。其它差旅费及活动经费的开销来 源、及被邀人所应准备的材料文件、节目发言等等也应在正文中交等清楚。
四、结尾：结尾处要求写上礼节性的问候语，如“恳请光临”、“致以敬意”等等。
五、落款：邀请函的落款要署上发文单位名称或发文个人的姓名，署上发文日期。邀请单位还应加盖公章，以求慎重。
